Primeros tres pasos para empezar con IA en una PYME · plan de 30 días

Empresas pequeñas catalanas que aún no usan IA de forma ordenada, o que la usan informalmente sin cuentas corporativas ni política escrita. Stack típico: Word, Excel, correo, un software sectorial y alguna hoja compartida en Drive o OneDrive. Equipos entre cuatro y doce personas. Sin equipo técnico interno ni presupuesto para consultoría compleja. La dirección quiere ordenar la situación sin grandes inversiones iniciales y prefiere empezar por dentro antes de externalizar. Este plan describe cuatro semanas razonables para llegar a una base mínima sólida, documentalmente al día con el Art. 4 del Reglamento UE de IA y con cumplimiento RGPD básico.

El plan está deliberadamente diseñado para ser ejecutable por la dirección sin proveedor externo. No es porque externalizar sea mala idea (puede tener mucho sentido), sino porque conviene distinguir lo que la empresa puede hacer sola de lo que de verdad necesita ayuda. Lo escrito (política, política firmada, inventario de cuentas, DPA con proveedor) se puede hacer internamente con calma. Lo presencial-formativo (alfabetización del equipo con acreditación nominal firmada y acompañamiento sostenido) es donde una intervención externa cualificada aporta más. Saber qué se puede hacer internamente y qué no es parte de una decisión informada.

El primer paso es escrito, no técnico. Descargar la plantilla Política de Uso de IA para empleados, leerla con la dirección, ajustar dos o tres detalles al sector concreto (asesoría, despacho, clínica, fincas), fijar las herramientas permitidas y firmarla. Una página, una firma de la dirección, queda escrito. Esto ya cubre la primera capa del Art. 4 del Reglamento UE de IA. El tiempo razonable de dedicación es de noventa minutos en la primera semana, sin incluir lectura inicial. Si la empresa quiere asesoramiento legal específico antes de firmar, su gestoría o asesoría externa puede revisar el texto adaptado en menos de una hora.

Preguntar al equipo qué herramientas IA usa hoy y bajo qué cuenta. Es habitual descubrir uso informal de versiones gratuitas con datos sensibles que la dirección no había previsto. Migrar a ChatGPT Team, Claude for Work o Gemini Workspace según preferencia, y firmar el DPA Art. 28 RGPD con el proveedor elegido desde la consola administrativa. La inversión está entre veinte y treinta euros por persona y mes según proveedor. Para una empresa de ocho personas, eso supone unos 2.400€ al año en cuentas. Es la primera inversión recurrente real y la más decisiva, porque sin cuentas corporativas el resto del plan no tiene fundamento jurídico. Más sobre la decisión en el mito del LOPD.

Una sesión de dos a tres horas con todo el equipo. Tres bloques: marco legal del Reglamento UE de IA y RGPD aplicado, en lenguaje claro y sin jerga jurídica; presentación de las tres IAs del mercado (ChatGPT, Claude, Gemini) con ejemplos visuales sobre tareas reconocibles del sector; y las seis reglas de oro firmadas en la política. El objetivo es perder el miedo y empezar a usar con criterio. Sin agentes, sin RAG, sin tecnicismos innecesarios. Si la dirección no se ve capaz de impartir esta sesión internamente, el curso introductorio presencial cubre exactamente esta capa por 590€ + IVA, bonificable vía FUNDAE si la gestoría tramita el expediente correctamente.

El día en que de verdad cambia algo. Cada profesional, en su mesa, con sus archivos reales (correos en curso, expedientes vivos, plantillas habituales), prueba dos o tres tareas asistidas por IA bajo supervisión de la dirección o de la persona designada como referente IA del equipo. No teoría: trabajo real sobre material en curso. Esta capa es la más difícil de hacer internamente porque exige tiempo dedicado durante uno o dos días enteros y porque el referente interno debe estar formado a su vez. Es la fase típica donde una intervención externa cualificada aporta más valor diferencial respecto al esfuerzo interno.

Sostener el hábito es donde la mayoría de empresas pequeñas tropieza. Documentar por persona qué tareas se asisten con IA y con qué nivel. Revisar la política a los seis meses. Mantener una hoja viva de prompts útiles compartida en la carpeta de la empresa. Considerar acreditación nominal firmada si se quiere dejar el Art. 4 cubierto formalmente para una eventual inspección. El acompañamiento sostenido entre la semana cuatro y la doce es donde se decide si la inversión inicial fructifica o se diluye. Si la dirección no dispone de tiempo para mantener ese acompañamiento, externalizarlo a través de un proveedor con estructura post-formativa es decisión razonable. Más en qué es el acompañamiento real.

Si la empresa hace todo internamente: solo el coste de las cuentas corporativas, unos veinte a treinta euros por persona y mes (entre 80 y 360€/mes según tamaño de equipo), más el tiempo interno de la dirección, que es la inversión menos visible pero rara vez gratuita. Si se contrata una formación externa presencial con implementación persona a persona y acompañamiento de seis meses, hay un coste cerrado por número de personas, detallado en la página de precios: básico hasta 4 personas (3.995€ + IVA), Starter hasta 8 (5.495€ + IVA), PRO hasta 12 (6.850€ + IVA). La llamada de veinte minutos ayuda a decidir entre ambos caminos según el caso concreto.

Hay tres riesgos al ejecutar este plan exclusivamente con recursos internos. Primero, la política copiada sin contextualizar al sector concreto puede generar falsa sensación de cumplimiento sin cubrir realmente las particularidades sectoriales. Segundo, la formación impartida internamente por la dirección rara vez genera acreditación nominal firmable ante una inspección con la misma solidez que una intervención externa. Tercero, el acompañamiento posterior depende de la dedicación sostenida de la dirección, lo que en una PYME pequeña suele ser la primera variable que se queda corta cuando aparecen otras prioridades. No son razones para no hacerlo internamente; son razones para evaluar la decisión con datos reales antes de elegir camino.

Cuatro errores se repiten cuando una empresa intenta este plan sola. Uno: empezar por las herramientas antes que por la política, lo que genera adopción desordenada que luego cuesta regularizar. Dos: pedir al equipo que use IA sin haber firmado antes la política, lo que deja huecos documentales. Tres: dejar la decisión de qué cuenta corporativa contratar en manos de una sola persona sin involucrar a la dirección. Cuatro: no comunicar al equipo el propósito completo del plan, lo que genera resistencia por percepción de vigilancia. La mayoría de estos errores se evitan con una conversación inicial bien planteada con toda la plantilla.

La plantilla Política de Uso de IA es gratuita. No sustituye a una formación, pero deja escritas las seis reglas mínimas y abre la conversación interna con la dirección y con el equipo. La calculadora de cumplimiento Art. 4 ayuda a estimar el grado de adecuación tras el primer mes. La calculadora de coste administrativo permite cuantificar el coste de oportunidad que el plan pretende reducir. Las tres son recursos gratuitos pensados para empresas que quieren ordenar la conversación antes de tomar cualquier decisión mayor.

La decisión entre ejecutar el plan internamente o contratar una intervención externa depende de tres variables que la dirección puede valorar con calma. Primera: tiempo disponible de la dirección o de la persona referente IA durante el primer mes (mínimo veinte horas reales dedicadas). Segunda: sensibilidad sectorial al cumplimiento (asesorías, despachos y clínicas suelen valorar la acreditación nominal firmada por externo más que otros sectores). Tercera: madurez digital previa del equipo (si la base es muy verde, la curva interna es más larga). La llamada de veinte minutos sirve para ordenar esta decisión sin guion comercial.